Oszustwo i korupcja

System antyfraudowy – kilka słów wprowadzenia

Oszustwo i korupcja stanowią dziś  ogromne zagrożenie dla funkcjonowania każdej organizacji  w każdym sektorze gospodarki. Defraudacja, czyli sprzeniewierzenie (na drodze oszustwa i korupcji) powierzonych pieniędzy lub majątku, zawsze była piętnowana, a defraudanci najczęściej kończyli w więzieniu lub na marginesie życia społecznego. Dziś o problemach defraudacyjnych znów zaczyna się mówić i próbuje się im realnie przeciwdziałać. Większość liczących się na rynku organizacji posiadają wewnętrzne systemy ochrony przed stratami wynikającymi z oszustwa i korupcji, ale jak sprawdzić czy te systemy są skuteczne i w jakim stopniu organizacja jest odporna na tego typu zagrożenia?

Wiele firm zaczęło sygnalizować o  problemach spowodowanych korupcją i oszustwem, która generuje nie tylko wymierne straty finansowe, ale również znaczną utratę dobrego wizerunku firmy. Aktualne warunki legislacyjne skłaniają coraz większa liczbą firm do sięgnięcia po odpowiednie działania. Pomóc im w tym ma szereg nowych, międzynarodowych wytycznych opartych na dobrej praktyce mającej na celu redukcję ryzyka związanego z defraudacją. Na początku rozważania na temat systemów antydefraudacyjnych warto wyjść od definicji fraudów i korupcji.

  • Fraud – zamierzone i umyślne działanie jednej lub większej ilości osób wśród kadry kierowniczej, działającej w organizacjach rządowych lub w firmach lub osób trzecich wplątanych w oszustwo, w celu uzyskania nielegalnej korzyści (definicja zgodna z Międzynarodowymi Standardami przystosowanymi do ISA 240)
  • Korupcja – nadużywanie publicznych lub firmowych stanowisk dla  prywatnych korzyści (robocza definicja Banku Åšwiatowego).

Systemy antydefraudacyjne pozwalają nam na mierzenie elastyczności danej organizacji. Wdrożenie systemu anydefraudacyjnego pozwala na osiągnięcie długoterminowych korzyści, zniwelowanie negatywnych skutków związanych z korupcją i fraudami, podniesienie poziomu reputacji i zwiększenie wewnętrznej kultury. Mówiąc o wdrożeniu systemów antykorupcyjnych i antydefraudacyjnych musimy oprzeć się na następujących etapach:

I.   Ocena zaangażowania najwyższego kierownictwa
II.  Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami i korupcją
III.  Wykreowanie metod zmniejszenia ryzyka związanego z fraudami i korupcją
IV. Wdrożenie kontroli
V. Szkolenia i podnoszenie świadomość członków organizacji

Ocena zaangażowania najwyższego kierownictwa
Najważniejszym elementem mającym decydujące znaczenie dla całej organizacji jest świadomość i nastawienie najwyższego kierownictwa do problemu prewencji i zapobiegania korupcji lub fraudom. Ten temat nabrał większego znaczenia dla kadry zarządzającej wtedy, gdy pojawiła się wiadomość, że fraudy i korupcja nie będą tolerowane. Bardzo duże zaangażowanie w zapobieganie fraudom i korupcji to kluczowe zadanie, za które odpowiedzialność ponoszą Zarządy wszystkich organizacji. Wiarygodne zaangażowanie musi być widoczne zarówno dla wszystkich pracowników, jak i na zewnątrz organizacji. Systemy antydefraudacyjne powinny być głęboko zakorzenione i osadzone w kulturze każdej organizacji i świadomości wszystkich pracowników. Celem tego zadania jest oszacowanie stopnia i efektywności zaangażowania najwyższego kierownictwa w tworzenie systemów antykorupcyjnych i antydefradacyjnych.

Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami i korupcją
W celu oszacowania poziomu ryzyka, jakie niosą za sobą fraudy i korupcja w każdej organizacji, najpierw trzeba zdefiniować warunki graniczne, jakie należy spełnić, aby stworzyć skuteczny i efektywny system antydefraudacyjny i antykorupcyjny. Oszacowanie poziomu ryzyka wymaga systematycznej identyfikacji i uszeregowania poszczególnych ryzyk związanych z fraudami i korupcją, które mogą lub mają wpływ na wszystkie poziomy organizacji. Oszacowanie ryzyka związanego z fraudami i korupcją wymaga spojrzenia, w jaki sposób skonfrontować i przeciwstawić kontrolę  w stosunku do specyficznych metod fraudów i korupcji. Celem tego zadania jest określenie stopnia wytrzymałości organizacji na fraudy i korupcję.

Wykreowanie metod zmniejszenia ryzyka związanego z fraudami i korupcją
Kiedy stopień wytrzymałości organizacji na korupcję i fraudy został określony i efektywnie zmierzony, konieczne jest wdrożenie tych miar i poziomów granicznych na każdym poziomie kierownictwa, od najniższego do najwyższego szczebla. Umieszczenie takich zagadnień w planie strategicznym i zapisanie takich zadań w obowiązkach Zarządu, doprowadzi do zmniejszenia ryzyka fraudów i korupcji, jak również do znacznego zwiększenia szans na wczesne ich wykrywanie. Celem tego zadania jest zmierzenie stopnia i efektywności pomiaru wewnętrznego ryzyka.

Wdrożenie kontroli

Wdrożenie wewnętrznej kontroli pomiaru powinno być zgodne ze specyficznymi ryzykami fraudów i korupcji, które zostały zidentyfikowane i udokumentowane. Powinniśmy dążyć do efektywnego wdrożenia podstawowej kontroli takiej jak, prześwietlanie pracowników oraz kanałów do raportowania o nadużyciach i ochronie aktywów organizacji. Niepotrzebne i zbyteczne kontrole powinny być zidentyfikowane i wyeliminowane. Istota każdej kontroli wewnątrz organizacji musi być dokładnie zbadana i rozpoznana przez najwyższe kierownictwo i właściwie wdrożona. Celem tego zadania jest zmierzenie stopnia i oszacowanie efektywności wdrożenia kontroli antykorupcyjnej i antydefraudacyjnej.

Szkolenia i świadomość członków organizacji

Świadomość ryzyka, jakie wiąże się z korupcją i fraudami, jest kluczowym elementem zapobiegania nadużyciom. Programy szkoleniowe powinny być praktykowane na co dzień, powinny zawierać szerokie spektrum ryzyk i mieć zastosowanie dla wszystkich pracowników. W wielu przypadkach szkolenia powinny być również zagwarantowane dla osób trzecich, na przykład wśród firm znajdujących się w łańcuchu dostawców dla danej organizacji lub firm będących elementem w kanale dystrybucji. Program szkoleniowy powinien edukować członków organizacji nie tylko z istniejących procedur, ale również powinien dawać podłoże, dzielić się informacjami i najlepszymi praktykami. Celem tego zadania jest oszacowanie świadomości członków organizacji i zmierzenie stopnia efektywności szkoleń związanych z systemem antydefraudacyjnym i antykorupcyjnym.

Autor:
Jakub Krysik
starszy konsultant
departament zarządzania