ERM Zarządzanie projektem IT

Zarządzanie projektem wdrożenia rozwiązania informatycznego w kontekście zarządzania ryzykiem, czyli zapewnienie osiągania celów oraz optymalne wykorzystanie istniejących zasobów.

e-PUAP ma służyć integracji systemów elektronicznej administracji w naszym kraju i udostępnianiu obywatelom oraz przedsiębiorcom usług publicznych drogą elektroniczną przez urzędy i instytucje, które do niej przystąpią. e-PUAP jest jednym z ponadsektorowych projektów informatycznych zapisanych do realizacji w Planie Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010. Szacunkowy koszt jego realizacji wynosi 35 mln zł. 25% tej kwoty ma pochodzić z budżetu państwa, pozostała część z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Realizacja projektu ma się skończyć w 2008 r. Na lata 2008-2013 planowana jest realizacja projektu e-PUAP 2.(źródło gazeta.pl)

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej

Dążenie do szczęścia i poprawiania jakości życia jest chyba cechą każdego człowieka. Codziennie podejmowane decyzje które determinują powoływanie do życia nowych projektów mają w zamierzeniu osiągać wyznaczone cele. W przypadku administracji publicznej i informatyzacji takich celów jest kilka. Przede wszystkim w przypadku e-UPAP spodziewamy się, że rozwiązany zostanie problem jednego punktu kontaktu interesanta z urzędem. Należy pamiętać, że projekt informatyzacji kraju w tym urzędów jest koniecznym elementem budowania społeczeństwa informacyjnego przed czym się nie urchronimy. Nie można również pominąć że projekt ten nacechowany jest ryzykiem.

Pojęcie ryzyka

Uzbrojenie zarządzania projektem wdrożenia rozwiązania informatycznego w zarządzanie ryzykiem ma na celu zapewnienie osiągania celów w założonych ramach. Celem tym jest wykorzystanie istniejących zasobów w taki sposób, aby osiągnąć założony efekt w określonych ramach czasowo-kosztowych. Ryzyka związane z poszczególnymi elementami projektu rozważa się w zakresie:

• ryzyko nie dopełnienia zakresu projektu (słaba jakość wykonania, braki funkcjonalne)
• ryzyko przekroczenia czasu projektu
• ryzyko przekroczenia kosztów projektu

Elementy brane pod uwagę związane są ze wszystkimi szczeblami projektu i wszystkimi elementami takimi jak: ludzie, narzędzia, pieniądze, czas, komunikacja, jakość, itp.

Metody projektowe

Dobór odpowiedniej metody zarządzania ryzykiem (RM) uzależniony jest od przyjętej metody zarządzania projektem. Przykładowo istnieją specyficzne podejścia RM dla metod PMBOK, PRINCE2. Nie mniej jednak są one do siebie podobne ponieważ proces zarządzania ryzykiem ma swój kanon budowy, który zapewnia poprawność osiągania celów. Sukces zarządzania ryzykiem uzależniony jest od umiejscowienia elementów badania i kontroli ryzyka. Modelowe podejście wskazuje w ramach etapu:

• planowania projektu – przeprowadzenie pierwszej analizy i oceny ryzyka
• wdrożenia – bieżące monitorowanie ryzyk istniejących i pojawiających się

Okresowe wnioski z monitorowania ryzyk należy przełożyć na struktury zarządcze. Oznacza to, że sposób informowania i wykorzystanie tej informacji przez kierownika projektu w dużym zakresie determinuje skuteczność RM.

Schemat postępowania

Uniwersalny model procesu zarządzania ryzykiem w ramach projektu wdrożenia wyróżnia następujące elementy:

• identyfikacja ryzyk i ich szacowanie
• ocena pod kątem wpływu na osiąganie celów funkcjonalnych
• postępowanie z ryzykiem nieakceptowanymi (wskazanie działań zaradczych – redukcja, transfer, unikanie, akceptacja)
• monitorowanie – obejmuje rozliczenie wykonania działań zaradczych oraz ponowne wykonanie badania ryzyka wraz z określeniem ewentualnych nowych działań.

Przykład uproszczony planu postępowania z ryzykiem:

Przykładowe mierzalne efekty

W ramach wdrożonych mechanizmów zarządzania ryzykiem materialnym efektem jest Plan zarządzania ryzykiem opisujący proces badania ryzyka, metody postępowania z ryzykiem oraz reguły wymiany informacji i podejmowania decyzji. Drugim elementem są Raporty z działań monitorujących zawierające aktualizujące wyników badania ryzyka w odniesieniu do stanu obecnego.

Rolą eksperta ds. zarządzania ryzykiem projektu jest wspomożenie kierownika projektu w systematycznej identyfikacji i nadzorowanego procesu rozwiązywania lub ograniczania pojawiających się problemów.

e-UPAP i ryzyka

Poza oczywistymi ryzykami związanymi z kosztem i czasem projektu trzeba szczególnie przyjrzeć się realizacji wymagań funkcjonalnych. Wyróżnić można następujące obszary ryzyk: technologiczny, użytkowy, efektywności.

Obszar ryzyk technologicznych kryje w sobie wszystkie problemy i możliwości w zakresie stosowanych technik i rozwiązań technicznych. Niedopasowanie pewnych elementów środowiska lub wybór nieefektywnych dla tych celów rozwiązań skutkować może problemami ze stabilnością platformy. Z tego  względu należałoby zbudować mapę ryzyk mając na uwadze stosowane urządzenia, języki programowania, protokoły komunikacji, moduły i aplikacje.

Innym ważnym obszarem ryzyk są zagrożenia związane z przydatnością platformy, czyli z możliwościami użytkowymi. Poprzedzenie budowy interfejsu badaniami opinii przyszłych użytkowników mogłoby zapobiec ryzyku powstania trudnej w obsłudze platformy. Również badanie takie może zwiększyć ryzyko odniesienia sukcesu na tym polu. Ryzyko zakres świadczonych usług jest również ważne z punktu widzenia powodzenia projektu.

Obszar ryzyk efektywności związany jest z wieloma zagadnieniami koncepcyjno-technicznymi i dotyczy zagrożeń niewydolności platformy. Niedostosowanie rozwiązań do planowanej liczby zadań i użytkowników może przynieść porażkę w aspekcie użyteczności platformy.

Autor:
Tomasz Redliński, Manager,
PBSG Sp. z o.o.