Czy pracodawca może umieścić wizerunek pracownika na służbowym identyfikatorze bez jego zgody?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), pracodawca jako administrator danych osobowych, może legalnie przetwarzać dane osobowe pracowników, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez pracodawcę. Wyjątkiem od zasady jest sytuacja, w której nadrzędny charakter wobec interesów pracodawcy, jako administratora danych, mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą i wymagają szczególnej ochrony danych osobowych.  Przykładem prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez pracodawcę jest zapewnienie bezpieczeństwa i sprawnego działania zakładu pracy, w celu przeciwdziałania oszustwom.

Identyfikator z wizerunkiem pracownika – zapewnienie bezpieczeństwa w zakładzie pracy.

RODO nie wskazuje środków technicznych i organizacyjnych, jakie administrator danych powinien zastosować w celu zapewnienia właściwej ochrony przetwarzanych danych. Treść rozporządzenia stanowi jedynie, że środki, jakie administrator zobowiązany jest zastosować, powinny być odpowiednie do zakresu, kontekstu i celu, a także ryzyka naruszenia ochrony przetwarzanych danych.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia na terenie zakładu pracy, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy. W związku z wykonywaniem przez pracowników zadań służbowych jednym z coraz częściej spotykanych środków wykorzystywanych w tym celu przez pracodawców jest identyfikacja osób wchodzących na teren zakładu pracy, poprzez umieszczenie zdjęć pracowników na służbowym identyfikatorze umożliwiającym wejście na teren firmy. Obowiązek noszenia przez pracowników imiennych identyfikatorów ze zdjęciem pozwala nie tylko odróżnić pracowników od osób trzecich, ale też ustalić, czy osoba przebywająca na terenie zakładu pracy jest upoważniona do wykonywania określonych czynności.

Zasady noszenia imiennych identyfikatorów ze zdjęciem określone w dokumentach obowiązujących u danego pracodawcy.

Zgodnie z art. 104 § 1 k.p. pracodawca ustala, w regulaminie pracy, organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Na podstawie art. 1041 § 1 pkt 1 k.p. minimalna treść regulaminu pracy, dotycząca praw i obowiązków stron związanych z porządkiem w procesie pracy powinna określać m.in. organizację pracy, a także warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu.

Do przetwarzania danych osobowych pracownika w postaci jego wizerunku nie będzie wymagana jego odrębna zgoda, jeżeli obowiązek noszenia przez pracowników imiennych identyfikatorów ze zdjęciem, wynikać będzie z obowiązujących w danym zakładzie pracy dokumentów (np. regulaminu pracy). Zgodnie z art. 9 § 1 k.p. źródłem prawa pracy jest m.in. zakładowy układ zbiorowy pracy bądź regulamin pracy. W związku z tym, iż w rozumieniu art. 88 ust. 1 i 2 RODO powyższy przepis kodeksu pracy jest przepisem prawa powszechnie obowiązującego, przetwarzanie danych osobowych pracowników w postaci umieszczania ich wizerunku na identyfikatorze, zgodnie z postanowieniami zakładowego układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy, jest wystarczającą przesłanką legalizującą przetwarzanie tych danych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Kiedy zgoda na przetwarzanie wizerunku pracownika jest niezbędna?

Inaczej będzie w sytuacji, gdy zasady przetwarzania danych osobowych pracowników w postaci ich wizerunku nie będą zawarte w zakładowym układzie zbiorowym pracy czy w regulaminie pracy. Wówczas zgoda pracownika na przetwarzanie jego wizerunku będzie niezbędna, ponieważ ten rodzaj danych osobowych wykracza poza katalog danych określony w art. 221 § 2 w zw. z § 1 k.p., chyba że obowiązek ujawnienia wizerunku na identyfikatorze przez pracownika będzie wynikał z przepisów odrębnych.

Warto też wiedzieć, że na podstawie art. 88 ust. 1 i 2 RODO państwa członkowskie mogą zawierać w obowiązujących u danego pracodawcy dokumentach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy. Przepisy te muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy.

W związku z powyższym, aby przetwarzanie danych osobowych pracowników w postaci umieszczania ich wizerunku na identyfikatorze było legalne, mając na uwadze prawnie uzasadniony interes pracodawcy, jeżeli przetwarzanie danych nie wynika z odrębnych przepisów, zasady dotyczące noszenia przez pracowników imiennych identyfikatorów wraz ze zdjęciem powinny być uregulowane przez pracodawcę w dokumentach opartych na ustawie, które zgodnie z art. 9 § 1 k.p. stanowią źródło prawa pracy.

Masz pytania dotyczące RODO, zastanawiasz się jak je rozwiązać? Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą biznesową z zakresu Ochrony danych osobowych oraz do kontaktu poprzez formularz kontaktowy >>tutaj