Pracodawca vs. Związki zawodowe: problem przekazywania informacji o wysokości odprowadzonych składek członkowskich

Jakiś czas temu, jeden z naszych klientów zgłosił się do nas z pytaniem, czy pracodawca może poinformować związki zawodowe i przekazać listę zawierającą imiona i nazwiska pracowników wraz z informacją o wysokości odprowadzonej składki członkowskiej, jeżeli jej kwota stanowi procent od wynagrodzenia. Na podstawie otrzymanych informacji, związki zawodowe mogłyby bowiem obliczyć wysokość wynagrodzenia poszczególnych pracowników. W związku z powyższym, stałby się pośrednio w posiadaniu danych, których nie powinien od pracodawcy otrzymać.

Do niezbędnych informacji, o których mowa powyżej należy m.in. fakt czy dana osoba opłaciła składkę członkowską czy też nie. W związku z powyższym, pracodawca może przekazać do związku zawodowego listę osób wymienionych z imienia i nazwiska  wraz z informacją czy składka członkowska została odprowadzona. Ponadto, jeżeli wysokość składki ustalana byłaby kwotowo, możliwe byłoby również przekazanie do związku zawodowego informacji o wysokości odprowadzonej składki.

Jak już wcześniej wskazano, w przedstawionej nam sytuacji problemem jest fakt, iż kwoty składek stanowią procent od wynagrodzenia pracownika, w związku z czym ich ujawnienie może pośrednio doprowadzić do ujawnienia informacji o wysokości jego wynagrodzenia. Z uwagi na powyższe, nie jest możliwe, aby związki zawodowe mogły otrzymać takie informacje od pracodawcy. Zarekomendowaliśmy jednak inne alternatywne rozwiązania omawianego problemu.

Po pierwsze, pracodawca może przekazać listę pracowników na której znajdują się ich imiona i nazwiska wraz z informacją czy składa została odprowadzona, czy też nie.

Po drugie, pracodawca może przekazać listę pracowników, na której znajdują się ich imiona i nazwiska wraz ze wskazaniem łącznej kwoty wszystkich odprowadzonych składek.

Po trzecie, pracodawca może przekazać dwie osobne listy. Na pierwszej z nich będą znajdować się imiona i nazwiska pracowników wraz z informacją czy składa została odprowadzona, czy też nie. Druga lista zawierać będzie natomiast informację o wysokości poszczególnych odprowadzonych składek. Należy jednak pamiętać, aby pozycja z imieniem i nazwiskiem pracownika znajdującego się na pierwszej z list, nie odpowiadała pozycji z informacją o wysokość odprowadzonej przez niego składki znajdującej się na drugiej z przekazanych list (druga lista powinna zostać sporządzona losowo). Taki zabieg uniemożliwi powiązania wysokość uiszczonych składek członkowskich z konkretnymi osobami, co zapobiegnie możliwości ustalenia wysokości wynagrodzenia poszczególnych pracowników.

Po czwarte, pracodawca może przekazać listę pracowników, na której znajdują się ich imiona i nazwiska wraz z informacją o wysokości odprowadzonej składki ustalanej procentowo od wynagrodzenia, jeżeli pracownik wyraził na to zgodę.

Jak widać mimo początkowych trudności, można znaleźć rozwiązanie, które będzie nie tylko satysfakcjonujące, ale także zapewni należyty poziom ochrony danych.

Jagienka Smura
Konsultant ds. ochrony danych osobowych w PBSG