Wizytówki a RODO

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań po dniu 25 maja 2018 roku jest to, czy od osoby od której otrzymujemy wizytówkę powinniśmy uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych na niej zawartych. Wprost odpowiedzi na to pytanie niestety nie otrzymamy ani w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych, ani w innych regulacjach prawnych. Skąd więc wiadomo jak należy z nimi postępować?

Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest to, jak otrzymane wizytówki będą przez nas przechowywane. Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia:

„(…) ma (ono) zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowanych oraz do przetwarzania w sposób innych niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających stanowić część zbioru danych.”.

W związku z powyższym, jeżeli nie będziemy ewidencjonować w żaden sposób otrzymanych wizytówek np. poprzez umieszczenie danych do systemu CRM, wizytówki nie będą objęte ochroną wynikającą z przepisów o ochronie danych.

W stosunkach biznesowych powszechnie stosowaną praktyką jest gromadzenie kontaktów uzyskanych m.in. właśnie poprzez wymianę wizytówek, wobec tego od razu nasuwa się nam pytanie, czy w takim wypadku powinniśmy, od osoby przekazującej nam swoje dane uzyskać zgodę na ich przetwarzanie? Jeżeli otrzymaliśmy ją w celu kontaktu związanego z kontekstem jej przekazania (tzn. prowadzenie dalszej korespondencji / kontaktu telefonicznego w sprawie w której odbyło się spotkanie), uzyskanie dodatkowej zgody nie jest wymagane. Sam bowiem fakt jej przekazania, jest całkowicie jasnym i jednoznacznym okazaniem woli przekazującego. Otrzymanych w ten sposób danych nie będziemy mogli jednak wykorzystać w inny sposób np. poprzez wysyłanie na wskazany adres mailowy lub numer telefonu informacji handlowych czy marketingowych. Chęć prowadzenia takich działań będzie bowiem wymagać od nas uzyskania od osoby przekazującej odrębnej zgody, we wskazanym wyżej celu. Wymóg ten jest jednak uregulowany w przepisach odrębnych.

Temat przekazywania wizytówek, choć z pozoru błahy, wymaga  od nas jak widać każdorazowej wnikliwej analizy.

Jagienka Smura
Konsultant ds. ochrony danych osobowych w PBSG