Przetwarzanie danych osobowych pracowników spółki produkcyjnej dla celów ZFŚS

Jakie są zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS? Jakie dane może przetwarzać spółka w ramach przyznawanych świadczeń z ZFŚS? W jaki sposób pracownik firmy produkcyjnej powinien potwierdzić i udokumentować swoją sytuację życiową? Czy pracodawca może przechowywać oryginały lub kopie dokumentów potwierdzających sytuację życiową/materialną pracownika? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule.

• swoje dane jako podmiotu uprawnionego do zbierania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeśli wcześniej ich w nim nie umieścił;
• cel w jakim będą przetwarzane danych osób ubiegających się o świadczenie;
• podstawę prawną przetwarzania danych, tj. art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• określić czas przechowywania danych niezbędny do realizacji celu.

Doprecyzowanie tych reguł ma miejsce w art. 28 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, nowelizując art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Po wejściu w życie nowych przepisów, osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS zobowiązane będą do przekazywania swoich danych w tym celu w formie oświadczenia. W związku z powyższym, osoby te zobowiązane będą potwierdzić swoją sytuację życiową (w tym zdrowotną), rodzinną i materialną (tzw. kryterium socjalne stanowiące podstawową przesłankę rozdysponowywania środków Funduszu) w formie oświadczenia, przy czym pracodawcy przysługuje prawo żądania udokumentowania tych danych, aby przyznać świadczenia z Funduszu.

W przypadku wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia złożonego przez osobę ubiegającą się o świadczenie, pracodawca może poprosić pracownika o okazanie odpowiednich dokumentów. Nie mogą one być jednak kopiowane i przechowywane przez pracodawcę, a jedynie okazane przez pracownika do wglądu. Jednocześnie regulamin ZFŚS powinien przewidywać możliwość domagania się przez pracodawcę okazania do wglądu takich dokumentów.

Pozyskanie dodatkowej zgody od pracownika dla zgodnego z prawem przetwarzania danych na potrzeby gospodarowania środkami ZFŚS jest zbyteczne. Realizowanie przez pracodawcę obowiązków i korzystanie przez pracowników z uprawnień wynikających z przepisów prawa będzie przesłanką do przetwarzania danych w tym celu. Podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników i innych osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS stanowi m.in. art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca będzie mógł przetwarzać dane osób uprawnionych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu, a także do ustalenia ich wysokości. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do przechowywania tych danych nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane oraz przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń, a także do określenia tych zasad w regulaminie Funduszu.

Konieczne jest, aby pracodawca będący jednocześnie administratorem danych osobowych pracowników przekazał osobom uprawnionym do świadczeń odpowiednich informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, szczegółowo określonych odpowiednio w art. 13 i 14 RODO, czyli tzw. klauzuli informacyjnej. Zrealizowanie obowiązku informacyjnego powinno nastąpić już na etapie gromadzenia danych, czyli w momencie składania przez pracownika (inną osobę uprawnioną) wniosku o przyznanie świadczenia, oświadczenia o wysokości dochodu itp.