Monitoring wizyjny w zakładzie pracy a RODO

Pracodawca może stosować monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Może on w tym celu wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Jednakże monitoring nie może być stosowany bez ograniczeń we wszystkich pomieszczeniach zakładu.

Monitoring nie może obejmować niektórych pomieszczeń, wyraźnie wskazanych w znowelizowanym Kodeksie Pracy. Nie może on być stosowany w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Monitoring nie może obejmować również pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W przypadku zakładów pracy, gdzie konieczne jest zastosowanie monitoringu w wymienionych pomieszczeniach dla skutecznej realizacji celów związanych z kontrolą i bezpieczeństwem, pracodawca winien zastosować środki mające na celu ochronę dóbr osobistych i godności pracownika np. poprzez wykorzystanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Przy czym monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrania z monitoringu wizyjnego mogą być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie dla realizacji wyżej wymienionych celów, a ich przechowywanie może trwać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątek stanowi sytuacja, w której nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas termin przechowywania nagrań zostaje przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie wskazanego w przepisach prawa okresu przechowywania danych, nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Musi on również przekazać nowemu pracownikowi na piśmie informację o stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy. Ponadto obszar monitorowany powinien być oznaczony w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

• Monitoring wizyjny w zakładzie pracy ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• Prawodawca ustanowił ograniczenia co do pomieszczeń zakładu, jakie mogą podlegać monitorowaniu;
• Nagrania co do zasady mogą być przechowywane nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania;
• Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie informowanie pracowników o stosowaniu monitoringu oraz o stosowne oznaczenia obszaru monitorowanego.

Roksana Amza 

Konsultant ds. ochrony danych osobowych w PBSG SA