Przegląd procedur ciągłości działania w sytuacji kryzysowej
Dlaczego warto zrobić przegląd procedur ciągłości działania w sytuacji kryzysowej?
Wybuch pandemii COVID-19 wpływa na ciągłość biznesu na całym świecie. Chociaż w Polsce wciąż się rozwija i nie wiemy dokładnie, jaki ostatecznie wpływ będzie mieć na firmy i jednostki sektora finansów publicznych, wydaje się koniecznym dokonanie przeglądu planów ciągłości działania i procedur zarządzania kryzysowego – o ile oczywiście takie dokumenty funkcjonują. Organizacje, które nie posiadają planów w zakresie pandemii chorób zakaźnych, powinny je teraz opracować, a te, które od dawna nie przeprowadzały ich aktualizacji, powinny to natychmiast zrobić. Na co warto zwrócić uwagę na poszczególnych etapach zarządzania incydentem:
Ocena sytuacji
W tej fazie zarządzania incydentem należy dokonać szczegółowej analizy bieżącej sytuacji oraz możliwych scenariuszy rozwoju. W tym celu warto odpowiedzieć sobie na pytania:
- W jakim miejscu dziś jesteśmy?
- Czy nasze procesy biznesowe zostały przerwane?
- Które procesy zostały przerwane?
- Czy są to procesy krytyczne?
- W jakim miejscu będziemy jutro, za tydzień, za miesiąc?
- Kiedy będziemy zmuszeni uruchomić procedury awaryjne?
- Czy ta sytuacja wywołuje w mojej organizacji kryzys?
- Co musi się wydarzyć, żeby sytuacja przeobraziła się w kryzys?
- W jakim czasie będziemy zmuszeni ogłosić stan kryzysu?
- Jakimi zasobami dysponujemy?
- Jaki jest nasz stopień uzależnienia od zasobów ludzkich?
- Czy procesy będą mogły funkcjonować i jak długo, jeśli znaczna ilość pracowników (40-50%) będzie na zwolnieniu lekarskim, otrzyma nakaz kwarantanny, skorzysta z opieki nad dzieckiem lub weźmie urlop z obawy przed zachorowaniem.
Wybór strategii postępowania
Po dokonaniu analizy sytuacji należy opracować strategię zarządzania incydentem i uruchomić procedury awaryjne, które pozwolą nam wznowić lub odtworzyć kluczowe dla nas procesy na minimalnym akceptowalnym poziomie.
Reakcja na wystąpienie incydentu
W ramach zarządzania incydentem niezwykle istotne jest, abyśmy zawsze o krok wyprzedzali rozwój sytuacji. Nawet jeśli dziś udało nam się utrzymać ciągłość działania bez większych trudności, bardzo dobrze zadziałały nasze procedury, to czy tak będzie cały czas. Zagadnienia, nad którymi powinniśmy się pochylić to chociażby:
- Zapewnienie odpowiedniej ilości zasobów np. dla uruchomienia pracy zdalnej, zapasów środków medycznych i czystości (płyny dezynfekujące, maseczki, rękawiczki, kombinezony), surowców.
- Edukacja pracowników w zakresie higieny i zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa.
- Zapewnienie, że nie funkcjonują mechanizmy, które zniechęcałyby pracowników do stosowania się do wytycznych takich jak chociażby pozostanie w domu np. utrata premii.
- Weryfikacja lokalizacji, w których przebywają aktualnie pracownicy i ewentualnej konieczności ich ewakuacji z obszarów zagrożonych.
- Weryfikacja zakresu polis ubezpieczeniowych na wypadek przerwania działalności i warunków przerwy.
- Przegląd umów z dostawcami pod kątem możliwości wykorzystania klauzul siły wyższej i niedostarczenia towarów przez dostawców.
- Przegląd umów z klientami pod względem obowiązujących terminów, realności ich dotrzymania, kar umownych i klauzul siły wyższej.
- Uwzględnienie możliwości przekierowania przez jednostki administracji rządowej zasobów dla celów zabezpieczenia bezpieczeństwa państwa.
O Autorze
