Co to jest BCM (Business Continuity Management) i dlaczego jest tak ważny dla Twojej firmy?
Pandemia, pożary, ataki hakerskie – to tylko jedne z zagrożeń, które mogą spowodować zakłócenia w firmie. Bez odpowiedniej odporności skutki nieprzewidzianych i nagłych zdarzeń mogą wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a nawet doprowadzić do bankructwa. Aby tak się nie stało, potrzebujesz sprawnego zarządzania ciągłością działania, czyli systemu BCM (Business Continuity Management).
Zarządzanie ciągłością działania (w skrócie BCM od ang. Business Continuity Management) definiowane jest jako zaawansowane planowanie i przygotowanie organizacji do utrzymania funkcji biznesowych lub szybkiego wznowienia działalności po awarii. BCM nieodzownie związany jest z identyfikacją potencjalnych zagrożeń, wśród których znajdują się pożar, powódź lub cyberatak, ale nie tylko. Dzięki dobrze opracowanej strategii ciągłości działania jesteśmy w stanie na bieżąco analizować potencjalne zagrożenia i oceniać ich wpływ na działalność. Tylko z dobrym planem będziemy wiedzieć, jak postępować z ryzykiem i jak uniknąć jego materializacji.
Co to jest zarządzanie ciągłością działania?
Zacznijmy od tego, czym jest ciągłość biznesowa. Najprościej rzecz ujmując, jest to zdolność organizacji do utrzymania podstawowych funkcji w trakcie i po wystąpieniu katastrofy. Zarządzanie ciągłością działania możemy więc rozumieć jako proces zarządzania, który uwzględnia identyfikację potencjalnych zagrożeń dla organizacji i ich wpływu na działalność biznesową.
Co warto podkreślić, jest to proces całościowy (holistyczny), który skupia się na budowaniu i zapewnieniu odporności organizacji oraz możliwości skutecznej reakcji w przypadku pojawienia się kryzysu. Celem BCM jest nie tylko ochrona działalności biznesowej, ale także ochrona interesów partnerów (interesariuszy), reputacji i marki.
W skrócie: Business Continuity Management ustanawia procesy i procedury zarządzania ryzykiem. Ma to na celu zapobieganie przerwom w działaniu usług o znaczeniu krytycznym oraz przywracanie pełnej funkcjonalności organizacji tak szybko i płynnie, jak to możliwe.
W branży znajdziemy wiele definicji BCM, ale ta wskazana w normie ISO 22301 uważana jest za najbardziej trafną. Została przygotowana przez zespół ekspertów, którzy przeanalizowali używane terminy i ustalili najlepsze definicje. Zgodnie z ISO 22301 zarządzanie ciągłością działania to zbiór działań podejmowanych przez organizację w celu zapewnienia dostępności krytycznych funkcji biznesowych w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej wszystkim zainteresowanym stronom, w tym klientom, dostawcom, regulatorom i pracownikom. Z założenia więc działania te powinny chronić organizację przed negatywnymi konsekwencjami nieprzewidzianych sytuacji i awarii.
Wskazówka: System zarządzania ciągłością działania w organizacji warto wprowadzić według normy ISO 22301, która jest doskonałym przewodnikiem po BCM.
Dlaczego warto wdrożyć BCM?
Istnieje wiele powodów, dla których warto mieć efektywny system zarządzania ciągłością działania. Jednym z nich może być to, że żyjemy w czasach, w których przestoje są niedopuszczalne – konsumenci chcą szybko dostawać swoje usługi i produkty, a partnerzy mieć gwarancję niezachwianych dostaw. System zarządzania ciągłością działania zmniejsza prawdopodobieństwa zakłóceń oraz wpływ przestojów na kontynuowanie działalności biznesowej.
Kilka argumentów za wdrożeniem BCM:
- zgodność z regulacjami, w tym międzynarodowymi standardami jak ISO 22301
- pomaga zachować odporność na sytuacje nieprzewidziane i szybko reagować na zakłócenia, co ogranicza ryzyko operacyjne i chroni zasoby
- pomaga szybko wrócić do działalności po zaistniałym incydencie
- pomaga zoptymalizować koszty zarządzania zagrożeniami
- zwiększa świadomość kierownictwa i pracowników co do ryzyk i procedur postępowania z nimi
- pomaga zbudować przewagę konkurencyjną
- ogranicza straty finansowe, prawne i wizerunkowe
Bez względu na wielkość firmy, branżę i specyfikę rynku, istnieją obszary, bez których działalność gospodarcza nie będzie w stanie poprawnie funkcjonować. Czasem nieprzewidziane sytuacje mogą zakłócić pracę magazynu, biura, a nawet dostawców. Brak planu ciągłości działania może spowodować to, że nawet tak prozaiczne rzeczy, jak brak internetu lub awaria prądu, mogą sparaliżować firmę. Zaplanowanie struktury organizacyjnej, procesów oraz rozwiązań technologicznych pomogą podjąć szybką i właściwą reakcję w takich przypadkach.
Sprawdź, jak to wygląda w innych firmach: Zarządzanie ciągłością działania – przykłady wdrożenia z wielu branż
Na czym polega zarządzanie ciągłością działania?
Zarządzanie ciągłością działania opiera się na opracowaniu planów, które szczegółowo będą opisywać postępowanie w przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej. Budowa takich scenariuszy (planów postępowania) bazuje na analizie ryzyka, która powinna nie tylko wskazywać możliwe zagrożenia z danej kategorii, ale też ich potencjalne skutki. Takie plany zawierają jasne wytyczne i odpowiadają konkretnie na pytanie, co organizacja musi zrobić, aby utrzymać działalność w przypadku pojawienia się konkretnego zagrożenia.
BCM ściśle powiązany jest z analizą, wytyczeniem kluczowych obszarów, planowaniem, monitorowaniem i podejmowaniu działań w razie wystąpienia sytuacji kryzysowej. Plan powinien umożliwiać organizacji utrzymanie funkcjonowania przynajmniej na minimalnym poziomie w czasie kryzysu. Tak na przykład najbardziej podstawowym wymaganiem dotyczącym ciągłości biznesowej w przypadku awarii technicznej jest utrzymanie działania kluczowych funkcji oraz przywrócenie działania przy jak najkrótszym czasie przestoju.
Najbliższe terminy szkoleń
Ważne: Proces obejmuje całą organizację, od kierownictwa wykonawczego w dół. Kluczowa jest tutaj aktualizacja i ciągłe usprawnianie zasad, a także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ryzyko i przypisanie im zadań.
Jeśli chodzi o rodzaj zagrożeń, to trudno wymienić je wszystkie, ponieważ ich lista może być dość długa. Najczęściej w planach ciągłości działania uwzględnia się cyberataki i naruszenia infrastruktury IT, katastrofy naturalne (w tym powodzie i pożary), kryzysy polityczne, zakłócenia łańcuchów dostaw, zniszczenie mienia, a nawet odejścia kluczowych pracowników. Doskonałym przykładem nieprzewidzianego zagrożenia, które zaskoczyło cały świat i każdą branżę, jest pandemia koronawirusa.
Dowiedz się więcej: Jak napisać plan ciągłości działania?
Analiza BIA a ciągłość biznesowa
Podstawą zarządzania ciągłości działania jest analiza wpływu na biznes (BIA), która określa wpływ potencjalnych zakłóceń na działania biznesowe. Przeprowadzenie BIA może ujawnić wszelkie możliwe słabości, a także konsekwencje zdarzenia dla różnych komórek lub działów organizacji. W wyniku analizy powstaje raport BIA, który opisuje najważniejsze funkcje i systemy, którym należy nadać priorytet w planie ciągłości działania.
BIA jest połączone z oceną ryzyka. Ocena ryzyka identyfikuje potencjalne zagrożenia dla organizacji, takie jak klęski żywiołowe, cyberataki lub awarie technologii. Identyfikuje również wpływ ryzyka, które może oddziaływać na pracowników, klientów, operacje biznesowe i reputację firmy. Ocena szczegółowo określa również, co lub komu ryzyko może zaszkodzić, oraz prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.
Pamiętaj: BIA zawiera szczegółowe informacje na temat potencjalnych skutków możliwych zakłóceń określonych w ocenie ryzyka.
W zarządzaniu ciągłością działania niezwykle pomocna jest automatyzacja – dzięki temu odchodzi ryzyko błędu popełnionego przez człowieka, zyskujemy również pełną kontrolę i stały monitoring zagrożeń. Oprogramowanie pomaga również przeprowadzać BIA, tworzyć i aktualizować plany oraz wskazywać obszary ryzyka. Przykładem takiego narzędzia jest erisk do kompleksowego zarządzania ryzykiem.
Nie twórz Business Continuity Management sam – zaufaj ekspertom
Ciągłość biznesowa jest ważna dla organizacji dowolnej wielkości, ale utrzymanie wszystkich funkcji na czas katastrofy może być niepraktyczne dla innych przedsiębiorstw poza największymi. Wymaga to od organizacji przyjrzenia się sobie, przeanalizowania potencjalnych słabych punktów i zebrania kluczowych informacji, takich jak listy kontaktów i schematy techniczne systemów, które mogą być przydatne poza sytuacjami katastrofy.
Nie każda organizacja ma odpowiednie zasoby i wiedzę, aby dokonać takiej autoanalizy – warto skorzystać z pomocy fachowców. Taka firma jak PBSG codziennie pomaga polskim przedsiębiorcom podjąć decyzję o wdrożeniu BCM. Nasi konsultanci nie tylko wskazują zalety systemu, ale też wskazują, które funkcje są niezbędne dla utrzymania działalności, oraz pomagają opracować i wdrożyć odpowiednie plany ciągłości działania.
Sprawdź ofertę: Zarządzanie ciągłością działania (Business Continuity Management)
Zaletą skorzystania z pomocy ekspertów jest kompleksowa oferta wdrożenia BCM, która może uwzględniać wsparcie przy testowaniu i aktualizacji planów oraz regularne szkolenia pracownicze. Pamiętajmy o tym, że zarządzanie ciągłością działania to proces, który się zmienia w czasie. W związku z tym plany BCM powinny być powiązane ze stałą aktualizacją, a także szkoleniami dla personelu. Pracownicy powinny być na bieżąco z procedurami i wiedzieć, co zrobić w przypadku wystąpienia zakłócenia.
Jak wspomnieliśmy na początku artykułu, zarządzenie BCM warto połączyć z ISO 22301. Ta międzynarodowa norma ma pomóc organizacjom wprowadzać u siebie rozwiązania, które pomogą zabezpieczyć zasoby firmy, szybko reagować na zagrożenia zewnętrzne i wewnętrzne oraz zapewnią firmie szybki powrót do normalnego funkcjonowania. Na tym polu PBSG odnosi spore sukcesy – wystarczy wspomnieć o tym, że w 2008 roku nasza współpraca z PKO Bank Polski SA zaowocowała przyznaniem pierwszego w Polsce certyfikatu ISO 22301. Zapraszamy do kontaktu.
O Autorze
