Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (druk nr UC 101) wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17). Jest to tzw. dyrektywa o sygnalistach.

Na czas pisania tego artykułu minął już ponad rok, kiedy to Polska miała obowiązek wdrożenia do krajowego porządku prawnego unijną dyrektywę o sygnalistach (datę wyznaczono na 17 grudnia 2021 r.). Co ważne, 15 lutego 2023 r. Komisja Europejska skierowała do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej sprawę przeciwko Polsce za to, że ta nie ma jeszcze odpowiedniej ustawy.

Dlaczego to tak ważne? Państwa członkowskie – zgodnie z dyrektywą – mają zapewnić sygnalistom działającym w sektorze publicznym i prywatnym skuteczne kanały poufnego zgłaszania naruszeń przepisów UE. Dochodzi do tego konieczność utworzenia solidnego systemu ochrony przed działaniami odwetowymi, czyli takimi, które mogą skutkować wypowiedzeniem stosunku pracy, wstrzymaniem awansu lub obniżeniem wynagrodzenia sygnalisty. Odnosi się to zarówno do zgłoszeń wewnętrznych (w organizacji), jak i zewnętrznych (do właściwych organów publicznych).

To dlatego ustawa o sygnalistach wzbudza tyle emocji. Z jednej strony jest wymagana przez UE, z drugiej – bardzo potrzebna, a z trzeciej – dość długo musimy na nią czekać. Dodajmy, że firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników mają obowiązek wdrożenia unijnej dyrektywy w swojej organizacji. Opóźnienie w sprawie transpozycji dyrektywy już spowodowało sporo chaosu, a w oczekiwaniu na oficjalny projekt ustawy przedsiębiorstwa tworzyły własne (często sprzeczne) regulaminy.

• Sygnalista zgłasza naruszenie zewnętrzne do organu publicznego zajmującego się dziedziną, którego dotyczy zgłoszenie, np. temat ochrony konsumentów powinien być zgłaszany do UOKiK.
• W przypadku problemu z określeniem właściwego organu publicznego sygnalista może dokonać zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), która przekaże je do właściwego podmiotu.
• Nieuregulowane zgłoszenia zewnętrzne będą rozpatrywane w ramach Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA).
• Na liście organów przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne znalazła się Policja i prokuratura. Zgłoszenia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa powinny być kierowane do komendantów wojewódzkich policji. Zgłoszenia naruszające interesy UE będą kierowane do prokuratury.
• Zgłoszenia wewnętrzne można kierować do regionalnych izb obrachunkowych.
• Sygnaliści mogą ubiegać się o zaświadczenie potwierdzające bycie sygnalistą.
• Za utrudnianie zgłoszenia i działania odwetowe grożą sankcje karne – kara grzywny, kara ograniczenia wolności lub jej pozbawienia do dwóch lat.
• Podmioty przyjmujące zgłoszenia mają obowiązek przechowywać dane osobowe związane ze zgłoszeniem przez 15 miesięcy.

Jeśli chodzi o to, kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów, to tu można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące m.in. zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia i dobrostanu zwierząt itd. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą jako np. pracownik czy wspólnik, oraz funkcjonariusze służb i żołnierza zawodowego.

Treść ustawy o sygnalistach dostępna jest tutaj: Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa

W ciągu jednego roku opublikowano pięć wersji projektu ustawy na stronie Rządowego Centrum Legislacji. Projektowana ustawa o ochronie sygnalistów ma wejść w życie po upływie dwóch miesięcy od ogłoszenia w przypadku podmiotów zatrudniających powyżej 249 osób, a w odniesieniu do podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób – 17 grudnia 2023 r.

Niestety ostatecznego projektu polskiej ustawy wciąż nie ma, ale możemy zaobserwować przyspieszenie prac legislacyjnych. Ciekawostką niech będzie fakt, że wersja z 20 grudnia 2022 r. została oznaczona jako tekst ostateczny, ale po licznych uwagach krytycznych ustawodawca zdecydował się na dalsze zmiany i zaledwie miesiąc później doczekaliśmy się kolejnej wersji. Projekt z 10 stycznia 2023 r. uzyskał obecnie rekomendację Komitetu do Spraw Europejskich do dalszych prac, co jest dobrym sygnałem.

Wprawdzie konkretnego terminu wejścia samej ustawy wciąż nie znamy, ale wiemy, że przepisy o sygnalistach nakładają szereg nowych obowiązków na firmy, przez co oczy polskich przedsiębiorców są skierowane na kolejne aktualizacje projektu. Warto znać nie tylko jego założenia, co założenia samej dyrektywy unijnej.

Ważne: Polskie firmy nie powinny czekać biernie na legislację ustawy o ochronie sygnalistów. To idealny czas, aby przygotować organizację do nowych obowiązków i założeń ustawy.

Wprawdzie projekt wciąż jest na etapie tworzenia prawa, jednak znamy założenia nadchodzących regulacji. Oznacza to, że polskie firmy nie muszą czekać na polską ustawę i już teraz mogą (a raczej powinny) się przygotować. Jest to o tyle istotne, że zyskuje się cenny czas, który można wykorzystać na wdrożenie niezbędnych rozwiązań umożliwiających zgłaszania naruszeń przez sygnalistów.Przypomnijmy, że główne założenie projektu ustawy obejmuje stworzenie poufnego kanału do zgłaszania naruszeń. Wiąże się to z wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń, dotrzymywaniem terminów (np. na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia ma się siedem dni od jego otrzymania); obowiązkiem informowania o statusie zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń, a także stworzeniem procedury, która umożliwi i ułatwi wszczęcie postępowania wyjaśniającego w sprawie naruszeń. Nie powinniśmy zapomnieć o stworzeniu i wdrożeniu regulaminu zgłoszeń.

Jak widać, obowiązki spoczywające na pracodawcy są dość dobrze sprecyzowane, zwłaszcza jeśli będziemy kierować się zapisami samej dyrektywy unijnej. Wprawdzie w niektórych przedsiębiorstwach już funkcjonują poufne kanały do anonimowych zgłoszeń, jednak ustawa o sygnalistach często wymusza ich aktualizację i dostosowanie do nowej rzeczywistości. Jak upewnić się, że spełniło się wymagania? Tutaj najlepiej sprawę powierzyć zewnętrznym ekspertom, którzy stworzą odpowiedni system – tym zajmujemy się PBSG. Poniżej prezentujemy zakres prac do przygotowania organizacji na wdrożenie w firmie systemów ochrony sygnalistów.

• Analiza i ocena obowiązujących w organizacji procedur, instrumentów i dokumentacji dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości.
• Stworzenie nowych procedur i wewnętrznych kanałów zgłoszeń, obejmujących przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń.
• Pomoc w dostosowaniu obecnych narzędzi do nowych wymagań oraz we wdrożeniu procedur zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji.
• Automatyzacja procesów z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania erisk do kompleksowego zarządzania ryzykiem. Narzędzie to z powodzeniem może być wykorzystane do obsługi zgłoszeń o naruszeniach wewnątrzzakładowych.
• Przeszkolenie pracowników i kierownictwa z wymogów dyrektywy. Zwiększenie ich świadomości co do odpowiedzialności i procedur postępowania ze zgłoszeniami.

Oprócz usług doradczych obejmujących analizę, tworzenie procedur i ich wdrażanie wraz z automatyzacją, oferujemy również warsztaty eksperckie, które przygotują firmy do nowych obowiązków i pomogą wdrożyć właściwe procedury. Warsztaty odbywają się w ramach Strefy ERM, a udział w nich jest bezpłatny.

Zobacz ofertę warsztatów: Dyrektywa o sygnalistach – jak zapewnić zgodność?