Czy wdrożenie wymagań PAS 99 zapewni integrację systemów zarządzania?

Większość organizacji podjęło się zbudowania systemu zarządzania opierając go o wymagania ISO 9001, ISO 14001, PN 18001, ISO 27001 (dawniej BS 7799). Jednak nieliczne z nich zapewniły ich pełną integrację. 

W codziennej praktyce klienci nasi zgłaszają potrzebę zbudowania efektywnego i skutecznego systemu komunikacji wewnętrznej, który w pełni pozwoliłaby na dystrybucję do pracowników założeń strategicznych, wewnętrznych wymagań (procedury, instrukcje) i jednocześnie zapewnił możliwość ciągłego monitorowania spełnienia tych czy innych wymagań stawianych firmie czy urzędowi.

Zdaniem ekspertów PBSG budowa takiego  systemu zarządzania polega na na znalezieniu kilku wspólnych podstaw odniesienia. Opierając swoje obserwacje na  kilkuletnich badaniach w zakresie projektowania i wdrażania systemów zarządzania możemy jednoznacznie stwierdzić, że firmy i urzędy mają liczne problemy w zapewnieniu jednolitego systemu komunikacji wewnętrznych wymagań – tłumaczy Maciej Skała, dyrektor departamentu zarządzania PBSG. Wynika to przede wszystkim z nakładania się na siebie zapisów poszczególnych procedur, co nierzadko prowadzi do poważnych rozbieżności w realizacji tych samych funkcji, wprowadza chaos i generuje liczne błędy.

Coraz częściej jesteśmy pytani o praktyczne sposoby integracji systemów i zbudowania mechanizmów zapewniających kompatybilność wszystkich elementów zarządzania. Jak dotychczas nie wypracowano wymagań pozwalających na wdrożenie systemu zintegrowanego, a przez to zapewnienie spełnienie powyższych potrzeb, poza wymaganiami PAS 99. Standard ten, zawiera wymagania w zakresie budowy zintegrowanego systemu zarządzania oparty został  na strukturze o ISO Guide 72 i ma być obecnie odpowiedzią na te problemy. PAS 99 opisuje założenia do integracji funkcjonujących w organizacji systemów zarządzania w jedną strukturę aby w sposób efektywny i skuteczny osiągać zaplanowane cele i założenia.

Wraz ze wzrostem wymagań, które organizacje muszą
spełniać wzrasta liczba wdrożeń rozmaitych standardów. Dla przykładu jeżeli firma czy urząd wdraża ISO 9001:2000 (zarządzanie jakością), ISO 14001:2004 (zarządzanie środowiskiem), czy ISO 27001:2005 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) najbardziej optymalnym rozwiązaniem byłoby aby wszystkie elementy tych systemów oparte zostały o jednolite rozwiązania organizacyjne I technologiczne: polityka, planowanie, wdrożenie rozwiązań operacyjnych, optymalizacja funkcjonowania czy monitorowanie i przeglądy zarządzania. Założeniem wymagań PAS 99 jest przede wszystkim redukcja rozbieżności w zakresie planowania i wdrażania wewnętrznych reguł i standardów postępowania oraz uwspólnienia tych samych elementów poszczególnych wymagań norm (audytowanie).

Do najważniejszych korzyści integracji systemu w oparciu  o PAS 99 należą:

  • strategia – Zintegrowanie wszystkich celów i założeń strategicznych oraz systemu mierników. Opracowanie jednolitych standardów w zakresie planowania strategicznego
  • Zarządzanie – Redukcja granic pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, poprawa komunikacji, ujednolicenie systemu dokumentowania wymagań wewnętrznych, ułatwiony proces wdrożenia kolejnych standardów
  • Finanse – wyeliminowanie podwójnych kosztów audytowania, dokumentowania, oceny zewnętrznej
  • Operacyjnie –  precyzyjne określenie potrzeb, wymagań i  odpowiedzialności w ramach realizacji poszczególnych funkcji procesów, optymalizacja zasobów osobowych i nieosobowych niezbędnych do realizacji procesów.

W kolejnych edycjach “tematu tygodnia” już w listopadzie przedstawimy zintegrowany model zarządzania opracowany przez ekspertów PBSG.