Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Projekt rozpoczął się od przeprowadzenia audytu wstępnego. Audyt zgodności ze standardem COSO II oraz ISO 31000 został przeprowadzony w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz:

• Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej,
• Narodowym Archiwum Państwowym,
• Archiwum Akt Nowych,
• Archiwum Głównym Akt Dawnych,
• Archiwum Państwowym m. st. Warszawy,
• Archiwum Państwowym w Poznaniu,
• Archiwum Państwowym w Bydgoszczy,
• Archiwum Państwowym w Lesznie,
• Archiwum Państwowym w Koszalinie.

Efektem pracy konsultantów PBSG był raport przedstawiający stopień zgodności z powyżej wymienionymi standardami, który pozwolił na określenie potrzeb w zakresie budowy systemu zarządzania ryzykiem w sieci archiwów państwowych.

Drugi etap projektu obejmował przygotowanie koncepcji systemu zarządzania ryzykiem. Dokument został opracowany przez konsultantów PBSG we współpracy z Wydziałem Audytu Wewnętrznego i Kontroli. Zatwierdzony dokument został zaprezentowany podczas spotkania Najwyższego Kierownictwa Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Dębem. Pozytywna ocena zaproponowanego przez PBSG modelu pozwoliła przejść do etapu trzeciego prac.

Trzeci etap projektu uwzględniał przeprowadzenie szkoleń z zakresu zarządzania ryzykiem dla kluczowych pracowników sieci archiwów państwowych. Na początku czerwca w Radziejowicach zorganizowane zostało szkolenie dla Najwyższego Kierownictwa w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz dyrektorów wszystkich archiwów państwowych w Polsce. Podczas szkolenia zaprezentowano teoretyczne elementy standardów zarządzania ryzykiem, wyniki przeprowadzonego audytu wstępnego oraz proponowaną koncepcję systemu. Częścią szkolenia były również warsztaty podczas których była możliwość zapoznania się ze sposobami identyfikacji i oceny ryzyka.

Część projektu poświęcona szkoleniom uwzględniała również metody e-learningowe. Centrum Szkoleniowe PBSG (www.e-szkolenia24.pl) uruchomiło dla wszystkich archiwów państwowych szkolenie uzupełniające tak, aby wiedza mogła zostać przekazana również do pracowników poszczególnych jednostek.

W momencie, gdy ustalony został model systemu zarządzania ryzykiem, a pracownicy archiwów przeszkoleni, możliwe stało się przejście do kolejnego etapu projektu – identyfikacji i oceny ryzyka. W tym etapie wykonany został wsad merytoryczny do modelu w zakresie  ryzyk związanych między innymi z infrastrukturą, kadrami, finansami, inwestycjami, bezpieczeństwem. Osobną kategorię stanowiły ryzyka dotyczące przechowywanego zasobu archiwalnego. Przygotowany katalog ryzyk zawierał około 100 pozycji. Jednorodność zakresu działalności archiwów państwowych pozwoliła na wykorzystanie jednego katalogu ryzyk w każdej z podlegających pod Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych jednostce.

Ostatnie prace polegały na dokonaniu analizy zebranych danych i przygotowanie planów postępowania z ryzykiem. Szczególną rolę odegrali dyrektorzy w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, którzy są specjalistami w zakresie archiwistyki.

Efektem projektu jest pełna dokumentacja systemu zarządzania ryzykiem obejmująca uprawnienia i odpowiedzialności, podział zadań oraz metodykę oceny ryzyka, jak również wykonana analiza ryzyka. Projekt pozwolił na rozpoznanie kluczowych problemów oraz przygotowanie planów działania. Wpłynął również na ustanowienie mechanizmów pozwalającego na rozmawianie o sprawach wymagających podjęcia działań w sieci archiwów państwowych.