Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) to centralny urząd administracji rządowej obsługujący Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych – organ zarządzający archiwami państwowymi w Polsce, podlegający Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Funkcjonuje na podstawie statutu, regulaminu organizacyjnego oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Archiwa państwowe w Polsce wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Działają w formie jednostek budżetowych i są zaliczane do sektora finansów publicznych.

Dokładnie przeanalizowaliśmy stosowane w organizacji rozwiązania i oceniliśmy stan zaawansowania w kwestii zarządzania ryzykiem. Opieraliśmy się głównie na przeglądzie dokumentacji, ale też zbieraliśmy dane z różnych źródeł: zewnętrznych, sytuacyjnych i środowiskowych.

Stworzyliśmy model systemu zarządzania ryzykiem dla sieci archiwów państwowych. W procesie udział wzięli zarówno pracownicy archiwów, jak i kierownictwo; moderatorem byli konsultanci PBSG. Celem było wyciągnięcie wniosków z wcześniej zebranych danych i wygenerowanie zestawu kilku możliwych scenariuszy umożliwiających podjęcie lepszych decyzji i działań.

W procesie zarządzania ryzykiem niezwykle ważny jest człowiek i jego wiedza co do systemowych rozwiązań, dlatego przeszkoliliśmy kluczowych pracowników z zakresu ISO 31000 i COSO II. Uruchomiliśmy też e-learning – Centrum Szkoleniowe PBSG udostępniło dla wszystkich archiwów państwowych szkolenie uzupełniające, aby cenna wiedza mogła zostać przekazana dalej, do pracowników poszczególnych jednostek.

W ramach oceny ryzyka wyodrębniliśmy grupę unikalnych ryzyk wraz z identyfikacją zabezpieczeń. Dokładnie przeanalizowaliśmy zebrane dane i przygotowaliśmy plany postępowania z ryzykiem z uwzględnieniem zadań audytu i kontroli wewnętrznych. W ten sposób powstały merytoryczne podstawy modelu zarządzania ryzykiem, który uwzględnia specyfikę organizacji i jej zagrożenia.