Rejestr ryzyk – jak przygotować i zaktualizować plan działania z ryzykiem?
O rejestrze ryzyk mówi się sporo w odniesieniu do projektów IT. Prawdą jednak jest, że taki rejestr może pojawić się w projektach wszelkiego rodzaju i wielkości, jest to wręcz zalecane. Na podstawie analizy ryzyk powstaje dokument, które ułatwia zarządzanie ryzykiem i pozwala przygotować się na nieplanowane sytuacje. Dobrze przygotowany rejestr ryzyk może uchronić biznes przed niepowodzeniem.
Zarządzanie ryzykiem obejmuje szereg działań, które mają ułatwić nadzór nad projektem w odniesieniu do ryzyka. Kluczowa jest tu identyfikacja ryzyka – to ona pozwala ocenić i sklasyfikować zdarzenia pod względem ich wpływu na projekt/biznes. Właśnie takie zidentyfikowane zagrożenia umieszczane są w rejestrze ryzyk. Co więcej, nie jest to dokument skończony. Wprawdzie podstawowe ryzyka są w nim umieszczane już na etapie przygotowawczym do projektu, jednak dokument musi dawać możliwość aktualizacji i modyfikacji, aby jak najbardziej odzwierciedlał sytuację bieżącą. Zacznijmy od podstaw. Czym w ogóle jest rejestr ryzyka?
Co to jest rejestr ryzyka?
Termin ten pojawia się w odniesieniu do PRINCE2, czyli metodyki zarządzania projektami bazującej na produktach. Inną nazwą, stosowaną przez niektóre organizacje i przedsiębiorstwa, jest dziennik ryzyk. Formalnie jest to dokument zawierający informacje o zagrożeniach, ale także sposobach, jak im przeciwdziałać.
Rejestr ryzyk powinien być:
przejrzysty i zrozumiały
konkretny i w prostym formacie
łatwy do modyfikacji i aktualizacji
wskazujący dobre praktyki
napisany prostym językiem
W skrócie: rejestr ryzyka to narzędzie niezwykle pomocne w minimalizowaniu wpływu zagrożeń na przebieg projektu i jego harmonogram. Dzięki analizie ryzyka możesz przygotować się na nieplanowane sytuacje pojawiające się w trakcie realizacji prac oraz zaplanować to, jak będziesz obsługiwać dane ryzyko. Tym samym zwiększysz swoje szanse na pomyślne zakończenie danego etapu w projekcie.
Jak przygotować rejestr ryzyka?
Odpowiednio przygotowany rejestr ryzyka umożliwia identyfikację i monitorowanie wszelkich zagrożeń, które mogą mieć wpływ na projekt. Dzięki temu narzędziu możesz śledzić ryzyka i właściwie na nie reagować lub rozwiązywać. Bardzo ważne przy tym jest, aby rejestr ryzyka zawierał tylko konkretne i zrozumiałe informacje oraz koncentrował się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze.
Należy podkreślić, że rejestr ryzyka nie powstaje w odosobnieniu, tylko angażuje cały zespół powiązany z obszarem ryzyka. W PBSG w pierwszej kolejności skupiamy się na zaplanowaniu całości prac i ustaleniu listy osób współpracujących w ramach projektu. Oprócz typowej analizy dokumentacji przez audytorów i konsultantów ze strony PBSG organizujemy warsztaty z osobami z firmy klienta powiązanymi z danymi procesami. Jest to bardzo ważny krok, ponieważ rejestr ryzyk bazuje na wkładzie i wiedzy m.in. kierownika projektu, członków zespołu, a nawet końcowych użytkowników projektu. Dzięki ich zaangażowaniu i burzy mózgów powstaje lista potencjalnych zagrożeń, na które należy przygotować plan działania. Spotkania te są również doskonałą okazją do wyjaśnienia wszelkich obaw oraz wskazania innych potencjalnych zagrożeń, które mogą wystąpić.
Do przygotowania rejestru ryzyk potrzebne jest doświadczenie oraz fachowa wiedza. Istotne jest tutaj zrozumienie samego projektu, a także specyfiki i potrzeb organizacji. Dzięki temu, że od lat współpracujemy z organizacjami, samorządami, instytucjami i polskimi przedsiębiorcami, możemy wskazać obszary i zagrożenia, których klient może nawet być nieświadomy. Rolą PBSG (innych podobnych mu podmiotów) jest wsparcie klienta i przygotowanie rejestru ryzyk w taki sposób, aby był dokumentem przejrzystym, zrozumiałym i łatwym do zastosowania w praktyce.
Jak wygląda rejestr ryzyk?
Standardowym przykładem rejestru ryzyk jest arkusz kalkulacyjny Excel. Oprócz tego może przyjąć formę prostego dokumentu lub systemu bazy danych, ale to tabela jest najbardziej powszechnym formatem dla rejestru ryzyk. Bierze się to stąd, że w tabeli można umieścić bardzo dużo informacji w sposób uporządkowany i przejrzysty na małej ilości stron.
Jest jeszcze inne rozwiązanie. Istnieją na rynku bardziej specjalistyczne narzędzia, które pomagają sprawniej zarządzać ryzykami. Przykładem jest tu oprogramowanie erisk, które umożliwia zintegrowanie procesów i zaplanowanie prac zespołu zgodnie z ustaloną metodyką. Co więcej, narzędzie umożliwia pełną kontrolę nad zagrożeniami, a także aktualizację rejestru ryzyka z zachowaniem historii, dzięki czemu można łatwo porównać i skontrolować zmiany na przestrzeni lat.
Bez względu na zastosowane rozwiązanie, jest kilka elementów typowych dla każdego rejestru ryzyka. Ważne jest samo określenie i opis ryzyka, jego status, prawdopodobieństwo wystąpienia oraz jego wpływ na projekt. W przypadku prawdopodobieństwa najczęściej stosuje się tu skalę 1-5.
Co zawiera rejestr ryzyka:
- unikatowy numer ryzyka – pomaga szybko odnaleźć dane ryzyko w dokumencie
- data wpisu do rejestru ryzyka
- opis ryzyka – dokładny opis ryzyka wraz ze wskazaniem, co może go powodować
- status ryzyka – czy ryzyko jest otwarte i aktywne (wówczas wymaga przeglądu) czy zamknięte
- opis skutków dla projektu – określenie, jak dane ryzyko może wpłynąć na powodzenie projektu
- waga ryzyka (priorytet) – wpływ przemnożony przez prawdopodobieństwo wystąpienia
- właściciel ryzyka – osoba lub grupa osób odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem
- plan działania – jakie akcje zostaną podjęte, aby wyeliminować lub zminimalizować prawdopodobieństwo materializacji ryzyka
- plan ograniczenia skutków ryzyka po jego wystąpieniu
W przypadku większości projektów za stworzenie i aktualizację rejestru ryzyka odpowiada wyznaczony kierownik projektu. Wprawdzie pełni on nadzór nad dokumentem, ale identyfikację i ocenę ryzyka dokonuje cały wyznaczony zespół projektowy.
Jak wygląda przygotowanie rejestru ryzyka krok po kroku
Posłużymy się tutaj opisem naszej oferty, ponieważ dobrze odzwierciedla krok po kroku, jak powstaje rejestr ryzyk, bez względu na branżę i specyfikę organizacji. Pierwszym etapem jest ustalenie zakresu prac. Harmonogram oraz działania zależą od tego, czy chcesz zaktualizować rejestr ryzyk, czy dopiero tworzysz go od podstaw. Niezależnie od tego najważniejsza jest analiza potrzeb – i od tego kroku właśnie zaczynamy.
Najbliższe terminy szkoleń
Jak powstaje rejestr ryzyk:
Krok 1. Sprawdzamy, jakie procesy funkcjonują w Twojej organizacji. Przyglądamy się nie tylko formie dokumentów, ale także temu, jak zostały one zakomunikowane pracownikom, włącznie z tym, czy są oni świadomi, że istnieją takie rejestry i procedury.
Krok 2. Następnie tworzymy raport z podsumowaniem. Wskazujemy niezgodności oraz rekomendacje co do tego, jak można je naprawić. Dokument będzie przygotowany w sposób zrozumiały, przejrzysty i konkretny.
Krok 3. Pomagamy wdrożyć odpowiednie działania i uzupełniamy wskazane braki. Tworzymy dokumentację (nową lub dodatkową), taką jak regulaminy, wzory i formularze w zależności od potrzeb.
Zadania PBSG nie ograniczają się tylko do audytu rejestru ryzyk lub zaprojektowania nowego dziennika ryzyk. Oferujemy wsparcie na każdym etapie projektu powiązanego z zarządzaniem ryzykiem. Dlatego też wspieramy firmy nie tylko w aktualizacji rejestru ryzyk, ale możemy zaproponować również jego automatyzację poprzez wdrożenie narzędzia erisk, którego jesteśmy wyłącznym dystrybutorem.
Dlaczego rejestr ryzyk należy aktualizować?
Przy tworzeniu rejestru ryzyka należy pamiętać, aby był łatwo modyfikowany. Aktualizacja powinna być możliwa w każdym momencie trwania projektu. Ponowna analiza pozwala ocenić, czy dane zagrożenie wzrosło bądź zmalało dzięki podjętym działaniom. Co istotne, aktualizacja rejestru ryzyk odbywa się jako podproces i zalecane jest na zakończenie poszczególnych etapów projektu. Dzięki temu kontrola zarządcza zyskuje ważne dane, które może wykorzystać do dalszego planowania.
Rejestr ryzyka zwykle tworzy się na wczesnych etapach. Już samo przygotowanie do projektu i analiza potrzeb daje podstawy do stworzenia takiego dokumentu. Nie oznacza to jednak, że rejestr ryzyka wystarczy raz przygotować, a potem o nim zapomnieć. Wręcz przeciwnie! Dziennik ryzyka wymaga regularnej aktualizacji przez cały czas trwania projektu. Tylko w ten sposób zachowasz pełną kontrolę nad zdarzeniami, które mogą zmieniać się w czasie.
Pamiętaj: ryzyko zmienia się w czasie, ponadto mogą pojawić się nowe zagrożenia. Konieczny jest regularny przegląd i aktualizacja dokumentu pod kątem identyfikacji i oceny ryzyk w trakcie trwania projektu.
Aktualizacji rejestru ryzyk może dokonywać kierownik projektu. Możesz też skorzystać z usług firmy, która się tym specjalizuje – tym zajmujemy się w PBSG. Korzystając z pomocy naszych fachowców, masz pewność indywidualnego podejścia, szerokiej wiedzy oraz przejrzystości. Stawiamy na prosty i zrozumiały język, dlatego możemy przygotować rekomendacje, które obejmą nie tylko rejestr ryzyk, ale także jego formę.
Pełny opis oferty znajdziesz tutaj: Chcesz mieć aktualny rejestr ryzyk?
Zaletą stworzenia jednego, zawsze aktualnego dokumentu, który uwzględniałby zidentyfikowane ryzyka i jego ocenę jest to, że w jednym miejscu uzyskujesz informacje o zagrożeniach. Identyfikacja ryzyka (a co za tym idzie również i dziennik ryzyk) powinna powstawać z uwzględnieniem wyznaczonych celów i zadań organizacji. Tylko dobrze przygotowany rejestr ryzyk jest gwarancją, że Twój zespół dobrze zrozumie zagrożenia i ich rzeczywisty wpływ na biznes.
O Autorze
