Zarządzanie ryzykiem operacyjnym w NDAP

PBSG z partnerem SDPK zrealizowało zintegrowany projekt optymalizacji procesu zarządzania ryzykiem operacyjnym z wykorzystaniem oprogramowania erisk w ramach systemu kontroli zarządczej dla Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz sieci Archiwów Powszechnych. Projekt swoim zakresem objął NDAP (Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych) wraz z 36 Archiwami Powszechnymi.

Informacja o kliencie:

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) – centralny urząd administracji rządowej obsługujący Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych – organ zarządzający archiwami państwowymi w Polsce, podlegający Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Funkcjonuje na podstawie statutu, regulaminu organizacyjnego oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Archiwa państwowe w Polsce wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Działają w formie jednostek budżetowych i są zaliczane do sektora finansów publicznych.

Istnieją archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmujące zakresem działania całe terytorium państwa (art. 25 ustawy), oraz archiwa państwowe niemające charakteru centralnego, obejmujące zakresem działania terytorium jednego lub kilku województw (art. 26 ustawy). Do pierwszych zalicza się: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe. Drugą grupę tworzyło w 2009 roku 30 archiwów, którym podlegało 48 oddziałów zamiejscowych i 4 ekspozytury.

W ramach projektu zoptymalizowano następujące aspekty zarządzania ryzykiem:

Określanie celów, zadań i podzadań,

Specyfika celów strategicznych i operacyjnych,

Budżet zadaniowy i system wyznaczania celów i zadań,

Określanie mierników (analiza dobrych i złych praktyk),

Analiza ryzyka,

Reakcja na ryzyko,

Podejście procesowe – wyznaczanie celów – zarządzanie ryzykiem,

Identyfikacja ryzyka,

Samoocena kontroli zarządczej,

Dokumentacja procesu – zakres podmiotowy i zakres przedmiotowy,

Polityka/Księga Zarządzania Ryzykiem.

Procedury i instrukcje postępowania – wymagane załączniki – wzory dokumentów,

Opracowanie biblioteki ryzyk,

Zakres uprawnień i obowiązków wynikających z procesu zarządzania ryzykiem, w tym rola wewnętrznych komórek organizacyjnych oraz podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

Całość prac prowadzona była z wykorzystaniem obecnie najczęściej wybieranego oprogramowania do zarządzania ryzykiem erisk dostarczonego przez SDPK w ramach projektu.